Assistant.e de direction H/F

Description du poste

Traitement des dossiers et saisie des documents

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques

Accueil physique et téléphonique du public

- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Rechercher et diffuser des informations

Planification et suivi

- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Utiliser des logiciels et des progiciels

Description du profil

SAVOIRS 

- Techniques de secrétariat
- Connaissance des logiciels de bureautique
- Connaissance des règles de base de l’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Progiciels de gestion
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Procédures du service
- Procédures administratives
- Communication orale et écrite


SAVOIR ÊTRE

- Obligation de discrétion et devoir de réserve
- Valeurs du service public
- Sens de l’organisation
- Dynamique et réactif(ve)
- Rigueur
- Travail en équipe
- Qualités relationnelles et d’écoute

Commentaires

Direction de l'enfance et de la jeunesse

Relations hiérarchiques et fonctionnelles sous l’autorité de la directrice ou de la directrice adjointe

Lieu de travail : Ferme marchand 

Temps de travail : TC

Niveau de poste : B

Contact pour plus d’informations : Delphine MERLEVEDE, Directrice - delphine.merlevede@ville-saintpolsurmer.fr (03.28.29.66.73) ou Anne-Geneviève SHIGO, directrice adjointe - anne-genevieve.shigo@ville-saintpolsurmer.fr (03.28.29.66.25)