Description du poste
Au sein d’une équipe dynamique, vous êtes le premier point de contact pour le service Maintenance des Véhicules, vous assurez une coordination efficace des réparations et des entretiens tout en entretenant un contact relationnel de qualité avec les différents interlocuteurs.
Missions principales :
Accueillir le public :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du garage.
Ecouter et comprendre les demandes des usagers (services communautaires et Ville de Dunkerque)
Anticiper les besoins : aller au contact des personnes, les interroger et les orienter.
Etablir la relation entre l’atelier et les utilisateurs.
Recevoir, filtrer, orienter ou renseigner les appels téléphoniques.
Savoir identifier les besoins et rechercher les informations techniques et, si besoin, orienter les prestataires externes.
Gérer l’espace accueil :
Enregistrer, trier, traiter, diffuser, archiver tout document réceptionné (notamment les copies des bons de commande, etc…).
Réceptionner le matériel et les fournitures déposés à la réception et le redistribuer.
Enregistrer, renseigner et transmettre après saisie informatique la fiche d’intervention à la cellule comptabilité et au chef d’équipe.
Organiser la prise en charge et la restitution des véhicules.
Veiller au rangement de l’espace accueil.
Alimenter des outils de suivi :
Gérer les interventions dans l’outil ASTECH : de l’ouverture à la clôture et en assurer le suivi jusqu’à la restitution du véhicule.
Planifier les interventions (contrôles techniques et autres) et tenir les différents tableaux de bord à jour.
Participer à l’organisation des activités du service :
Informer les usagers des durées d’intervention et des délais d’immobilisation des véhicules, convenir et planifier les restitutions en conséquence.
Veiller au respect des plannings établis.
Faire le lien entre le mécanicien et les usagers (services communautaires et ville de Dunkerque).
Réaliser des bilans, des indicateurs : par catégorie de véhicule, de panne, par type de maintenance (curative/préventive), par direction utilisatrice…
Gérer la station de carburant, gérer les utilisateurs de la station.
Vérifier les constats d’accident
Gérer et suivre les dossiers administratifs
Comptabilité : envoi des devis, copies contrôle technique, réception BL
Fournisseur /prestataires extérieurs : demande devis pour prestation
Service assurance : gestion des sinistres
Marchés publics : se tenir informé des marchés en cours